Objectif : Le GPAO fonctionne en mode automatique par défaut — de la réception client jusqu'au paiement final.
Chaque étape est horodatée, planifiée et notifiée automatiquement. L'intervention humaine est limitée aux décisions stratégiques (bureau d'études, validation direction).
Nouveau en v2.0 : ce ne sont plus des règles codées en dur qui pilotent chaque étape, mais les agents IA. Chaque phase a un agent responsable ;
le passage d'une phase à la suivante est un relais d'agent à agent, déclenché automatiquement et tracé (messages entre agents + journal des agents).
Règles maintenues : production uniquement sur facture, jamais sur devis (l'OF n'est créé qu'après la facture d'acompte) ·
toute décision légale (mise en demeure, avertissement, procédure) est validée par Julien.
Intervenants : Client · Commercial/Tablette · Bureau d'études · Chef de production · Atelier · Livreur · Comptable · Recouvrement (Amina JULIEN, 3DÉCOUPE POSE) · Direction · 16 agents IA
Nouveau en v2.1 (27/10/2026) : 👤 Amina JULIEN — Responsable recouvrement et relances, entité 3DÉCOUPE POSE (pôle Recouvrement, détachée de la direction de 3DÉCOUPE SARL),
compte GPAO « amina », écran « Espace Recouvrement » — est la référente humaine de l'agent Recouvrement (à la place de Lina) : point du jour de l'agent par la messagerie GPAO et WhatsApp ;
ses escalades (remise ou abandon de créance, échéancier au-delà de 6 mois, litige, client qui dit avoir payé, hors périmètre) vont à Amina ET à Julien.
🤖 Un agent responsable par phase
| Phase | Agent(s) responsable(s) | Relais vers la phase suivante |
|---|
| 1. Réception & devis | Administratif accueil, routage · Commercial rédaction et envoi du devis | Devis accepté → Comptabilité |
| 2. Validation & acompte | Commercial · Comptabilité facture d'acompte, encaissement | Acompte encaissé → Production + Planning |
| 3. Fabrication | Bureau d'études plans → Production OF, délais · Stock / Sourcing matières · Planning (nouveau) | Carte « À livrer » → Livraison |
| 4. Retards & RH | Pointage · RH · Manager | Faits datés au dossier RH ; décisions → Julien |
| 5. Livraison & facturation | Livraison (nouveau) · Comptabilité | Bon de livraison signé → facture de solde ; facture échue → Recouvrement |
| 6. Recouvrement | Recouvrement · référente 👤 Amina JULIEN (3DÉCOUPE POSE, compte « amina ») | Escalades → Amina + Julien · J+45 / J+60 → Manager (direction), décision de Julien |
Validation humaine requise
Information / Notification
Agent Agent IA responsable
👤 Personne Référente humaine d'un agent (ex. Amina JULIEN pour le Recouvrement)
📱 Phase 1 — Réception & Devis Client
Agents responsables : Administratif (accueil, routage) Commercial (rédaction et envoi du devis)
1. Réception client — Tablette configurateur AUTO
- Client décrit son besoin sur la tablette (type, dimensions, finition, pose)
- Configurateur calcule le devis en temps réel + plan technique
- Calcul de rentabilité automatique (marge minimale : 30 %)
- Si marge insuffisante → alerte commerciale avant envoi
- Optimisation matières : cornières, tubes, tôles calculés sur l'ensemble
2. Devis complexe ou hors catalogue ? DÉCISION AUTO
✅ Standard → l'agent Commercial rédige
• Devis dans catalogue
• Marge ≥ 30 %
• Surface ≤ 10 m²
→ Devis déposé sur la carte du Tableau + BE notifié
→ Envoi WhatsApp + mail après validation du BE
🔧 Complexe → Bureau d'études
• Structure hors catalogue
• Escalier, courbe, multi-corps
• Surface > 10 m²
→ Transmis au bureau d'études (note interne sur la carte)
→ Le BE chiffre le devis
→ Envoi client (WhatsApp + mail)
2 bis. Validation par le bureau d'études VALIDATION HUMAINE
- Deux niveaux de contenu : une note interne pour le BE (choix expliqués, calculs, plans, documents de préparation) et un devis client propre et simple, sans explication technique
- Le BE vérifie et coche « Plan et cotes vérifiés » sur la carte : aucun envoi au client sans cette validation
3. Envoi devis client AUTO
- WhatsApp : message professionnel + lien devis (TinyURL HTTPS)
- Email : devis HTML complet avec plan technique + RIB
- Sur le devis : boutons ✅ Valider / ❌ Refuser + options paiement
- Accusé de lecture automatique (notifié dans le GPAO)
- L'agent Commercial vérifie que chaque devis validé est réellement envoyé ; sinon, alerte immédiate
- Le compteur démarre à la date d'envoi réel : relance J+3 · relance J+7 · archivage J+30
✅ Phase 2 — Validation & Paiement Client
Agents responsables : Commercial Comptabilité (facture d'acompte, encaissement)
4. Réponse client (sur son téléphone)
✅ Client valide
• Choisit mode paiement
• PayPal / Virement / Wave / Orange Money / Chèque / Espèces
• Acompte 50 % à la commande
→ GPAO notifié instantanément · relais Commercial → Comptabilité
❌ Client refuse ou silencieux
• Refus → statut devis REFUSÉ
• Silence : relance J+3 puis J+7 (agent Commercial, compteur à la date d'envoi réel)
• Devis archivé J+30
• Rapport commercial mensuel
5. Réception acompte AUTO
- Paiement détecté (virement) ou confirmé (PayPal/Wave)
- Statut devis → ACCEPTÉ · facture d'acompte émise (agent Comptabilité)
- Acompte 50 % · bon de commande signé possible à la place (« sans acompte »)
- Solde 50 % facturé avant livraison
- Si acompte non reçu J+5 → Relance auto · J+10 → Alerte direction
🏭 Phase 3 — Fabrication & Planning Auto
Agents responsables : Bureau d'études (plans) → Production (OF, délais) + Stock / Sourcing (matières) + Planning
6. Création OF — après la facture d'acompte AUTO
- L'OF n'est créé qu'après l'émission de la facture d'acompte (il se lance à « Acompte payé ») : jamais sur un simple devis
- Matières déduites du stock automatiquement
- Si stock insuffisant → Commande fournisseur déclenchée auto
- Priorité calculée selon date engagement livraison
7. Planning automatique — agent Planning AUTO
- Calcul des heures par opération (découpe laser, pliage, soudure, peinture, pose)
- Affectation des tâches aux salariés présents selon leurs compétences (congés et absences vérifiés)
- Calendrier de l'atelier rempli selon la charge actuelle (propositions validées par le chef d'atelier / Mami)
- Réorganisation en cas d'absence · Production informée
- Date de livraison confirmée au client par la Production (accord de Julien pour toute date annoncée)
- Chaque tâche a une date ET heure précises dans l'agenda
- Buffer automatique : +15 % pour imprévus
8. Bureau d'études — Validation plans techniques VALIDATION HUMAINE
- Plans techniques générés (DXF/DWG) depuis les dimensions configurateur
- Bureau d'études valide ou modifie les plans
- Validation client demandée automatiquement (WhatsApp + mail)
- Si client valide → Production lance · Si modification → Cycle recommence
- Délai maximum : 48h (notif alerte si dépassé)
9. Suivi production — Kanban AUTO
- Kanban : Découpe → Pliage → Soudure → Peinture → Finitions → Prêt livraison
- Chaque étape horodatée automatiquement (scan QR ou saisie salarié)
- Avancement visible en temps réel dans GPAO
- Calcul rentabilité en cours : coût réel vs devis (alerte si dépassement)
⚠️ Phase 4 — Gestion Retards & RH Automatique
Agents responsables : Pointage RH Manager
| Situation détectée |
Délai |
Action automatique |
Type |
| Tâche OF non démarrée | H+1 après heure prévue | Notification salarié concerné + chef de production | ALERTE |
| Tâche OF en retard | Dépassement planning | Réaffectation automatique ou extension planning · Client notifié si impact livraison | ALERTE |
| Salarié absent non justifié | H+0 (pointage manquant) | Congés, arrêts, autorisations vérifiés d'abord · en cas de doute, question au salarié (« Pourquoi es-tu en retard ce matin ? ») ou à Julien · Réaffectation des tâches (agent Planning) | RH |
| Manquement RH non justifié (retard, absence, travail non fait, triche) | Le jour même | Règle des 3 constats : constat daté et factuel au dossier RH, notifié au salarié par WhatsApp (« constat 1 sur 3 ») · une raison valable = excusé, rien n'est compté | RH · HUMAIN |
| 3e constat non justifié | Sur 2 mois glissants | Signalement à Julien + lettre d'avertissement préparée · Julien décide · remise en main propre le matin, contre signature · notifiée dans les 2 mois suivant les faits | RH LÉGAL · JULIEN |
| OF non livré à temps | J+0 dépassement | Alerte direction · Rapport cause retard demandé · Client notifié nouveau délai | CRITIQUE |
| Rentabilité dépassée | Si coût réel > devis × 110% | Alerte chef de production + direction · Analyse cause requise | FINANCE |
| Stock matière insuffisant | Dès OF créé | Commande fournisseur automatique · Délai transport Mayotte pris en compte | AUTO |
« On fait du social, on ne fait pas du robot. » On excuse une fois, deux fois, pas trois. Aucun avertissement, aucune sanction ni mise à pied n'est générée automatiquement.
🚚 Phase 5 — Livraison & Facturation
Agents responsables : Livraison Comptabilité
10. Proposition créneaux livraison AUTO
- L'agent Livraison propose 3 créneaux au client (WhatsApp) selon disponibilité véhicule + équipe
- Client choisit son créneau directement sur son téléphone
- Véhicule et livreur assignés par l'agent Livraison
- Itinéraire calculé · Rappel client J-1 et H-2
11. Livraison & Solde AUTO
- Bon de livraison · Photo + signature client sur tablette
- L'agent Livraison déclenche la facture de solde (relais Comptabilité), envoyée WhatsApp + mail
- Statut OF → LIVRÉ · Stock mis à jour
- Klaxon rentabilité finale : marge réelle calculée et affichée
⚖️ Phase 6 — Recouvrement & Procédure Légale
Agent responsable : Recouvrement (mode actif) — délais comptés depuis l'échéance de la facture · référente humaine : 👤 Amina JULIEN 3DÉCOUPE POSE, pôle Recouvrement (Espace Recouvrement, compte « amina ») — escalades à Amina ET à Julien
| Délai impayé |
Action |
Document généré |
| Avant livraison (carte « À livrer / à récupérer ») | Facture de solde créée par la GPAO ; le secrétariat prévient le client et l’envoie | Facture PDF avec RIB + options paiement |
| J+7 | 1ère relance amiable, envoyée par l'agent Recouvrement | Rappel WhatsApp (email : secrétariat, en attendant le branchement du mail sur les agents) |
| J+15 | 2ème relance avec accusé, envoyée par l'agent Recouvrement | Message avec accusé de réception demandé |
| J+30 | Mise en demeure préparée par l'agent — envoyée seulement après validation de Julien (aucun envoi automatique) | Lettre officielle avec clause réserve de propriété |
| J+45 | Plus aucune action automatique · alerte direction · dossier préparé · décision de Julien | Dossier complet (devis signé, BL, factures, relances) |
| J+60 | Plus aucune action automatique · alerte direction · décision de Julien (avocat, injonction de payer…) | Dossier de procédure préparé, rien n'est engagé sans Julien |
⚙️ Paramètres Modifiables (par défaut = AUTO)
| Paramètre |
Valeur par défaut |
Modifiable par |
Où |
| Mode du GPAO | AUTOMATIQUE | Direction | Config GPAO |
| Acompte à la commande | 50 % | Commercial / Direction | Configurateur devis |
| Solde avant livraison | 50 % | Commercial / Direction | Configurateur devis |
| Marge minimale (alerte) | 30 % | Direction | Config GPAO |
| Buffer planning | +15 % | Chef de production | Agent Planning |
| Relances devis (depuis l'envoi réel) | J+3 / J+7 · archivage J+30 | Commercial | Agent Commercial |
| Relances factures (depuis l'échéance) | J+7 / J+15 · J+30 sur validation | Direction | Agent Recouvrement |
| Seuil devis complexe | Surface > 10 m² ou structure spéciale | Chef de production | Configurateur tablette |
| Règle RH | 3 constats non justifiés sur 2 mois → signalement à Julien | Direction | Agent RH |
👥 Rôle de chaque intervenant
| Intervenant |
Actions manuelles (minimum) |
Ce que le GPAO fait à sa place |
| 🧑 Client | Configurer la demande · Valider le devis · Choisir créneau livraison · Payer | Tout le reste (devis, plans, suivi, relances, factures) |
| 📱 Commercial / Tablette | Accueillir le client · Guider la saisie | Génération devis · Envoi auto · Suivi relances |
| 🎨 Bureau d'études | Valider/modifier plans complexes · Signer les plans | Génération plans standards · Envoi client · Tickets auto |
| 🏭 Chef de production | Valider priorités en cas de conflit · Gérer absences imprévues | Planning · Affectation salariés · Alertes retards · Kanban |
| 🔧 Atelier | Réaliser le travail · Pointer les étapes | Calcul temps · Alertes · OF automatiques |
| 🚚 Livreur | Effectuer la livraison · Faire signer le BL | Planning livraison · Rappels client · Facturation post-livraison |
| 💶 Recouvrement — Amina JULIEN (3DÉCOUPE POSE) | Suivre l'encours · Lettrer les encaissements · Répondre aux clients relancés · Recevoir les escalades de l'agent Recouvrement (avec Julien) | Relances J+7 / J+15 par l'agent · Espace Recouvrement (encours, relances, décisions, encaissements, réponses, échéances) |
| 💰 Comptable | Valider les rapprochements bancaires · Configurer les paramètres paiement | Facturation · Relances · Suivi encaissements · Rapports |
| 👔 Direction | Décider avertissements et mises en demeure · Décider procédures légales · Ajuster paramètres | Alertes automatiques · Dossiers préparés par les agents · Rapports rentabilité · Tableaux de bord |
| 🤖 Agents IA | — | Un agent responsable par phase · relais automatique d'une phase à la suivante · escalade à Julien pour toute décision engageante |
3DÉCOUPE SARL · GPAO · Architecture v2.1 pilotée par agents IA
Rue Toumbou Selemani · 97600 Mamoudzou · Mayotte
contact@3decoupe.fr · v2.1 du 27/10/2026 — référente Recouvrement : Amina JULIEN, 3DÉCOUPE POSE (v2.0 du 27/10/2026, v1.0 du 31/05/2026)
Ce document est confidentiel — usage interne 3DECOUPE SARL